ORDENANZA N° 12571 | Crea Comisión de Valoración de Documentación

ORDENANZA N.º 12571

                        EL CONCEJO DELIBERANTE DE LA CIUDAD DE CÓRDOBA

SANCIONA CON FUERZA DE ORDENANZA

 Art. 1º.-  CRÉASE en el ámbito de la Municipalidad de la Ciudad de Córdoba, la Comisión de    Evaluación,  Retención   y   Descarte  de    Documentación, de  carácter  asesor  y permanente, que tendrá como misión la selección para la evaluación de la documentación, a la que se le debe realizar el juicio de valor Jurídico, Archivístico e Histórico existente en las dependencias municipales correspondientes y la cual tendrá bajo su responsabilidad, la confección de las Tablas de Retención y Destino Final de la Documentación. —————–

Art. 2°.- LA  Comisión   será  presidida  por  el  Director  General  de  la  Dirección  de  Mesa     General  de  Entradas, Aforos  y  Archivo  General  y  estará  integrada  por  seis (6) miembros diplomados en Archivología, Historia, Abogacía, Derechos Humanos y un (1) Agente Administrativo, perteneciente a la repartición de que se trate la selección y destino final. Los citados integrantes podrán ser Agentes de la Planta Permanente Municipal, ya en funciones o designados por Concurso pertinente, o de las Escuelas Universitarias con las que se celebre Convenio a tales efectos.———————————————————————

Art. 3°.- LA  Comisión   creada   mediante   el  Art. 1°, determinará  qué   documentos  serán    posteriormente  sometidos  al  proceso  de  digitalización, entendiendo por tal, al que permite de manera rápida, eficiente, sencilla y segura; capturar, almacenar, administrar y consultar documentos digitales de una Entidad, garantizando la conservación de la información, la preservación de los documentos y la reducción considerable de sus costos operativos (tales como: espacios físicos para archivos, tiempos destinados a la búsqueda de documentación, emisión de copias, consumo de papel, etc.).——————————————-

Art. 4°.- A  los  fines  de  la  reorganización  y  selección  del  material  documental existente,    deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

  • 1 – La preservación del   Patrimonio  Documental, como  parte  del  Patrimonio  Cultural  e Histórico del Municipio;
  • 2 – Una vez confeccionadas las tablas de plazos mínimos de retención y descarte de Expedientes y otros tipos documentales, y previo a la destrucción del material seleccionado, se deberá realizar un informe de lo actuado ante la Oficialía Mayor del Departamento Ejecutivo Municipal, a los fines de aprobar las mencionadas tablas y autorizar la destrucción del material documental comprendido en las mismas.————-

Art. 5°.- EL   Departamento  Ejecutivo   Municipal   valorará   la  posibilidad  de  digitalizar  la      documentación previo a su destrucción o archivo.—————————————-

Art. 6°.- LOS  tipos  documentales  que  se  incorporen  a  las Tablas de Retención y Destino    Final  serán  conservados  en  los   archivos  correspondientes  durante  el  plazo  de retención que se consigne para cada uno de ellos. Vencido dicho plazo, se les dará el destino final que se haya determinado.————————————————————————

Art. 7°.- LOS plazos  de  retención  consignados  en el Art. 6° se computarán, a partir del día  31 de Diciembre  en  que  se  dictó la providencia que ordena el archivo definitivo de cada tipo documental, salvo  los  casos  en  que  se  exprese otro momento para el inicio del cómputo, determinado por la Comisión.———————————————————————–

Art. 8°.- LOS Jefes  de  Despachos  de  cada  una   de   las   Secretarías,  dependientes  del     Departamento  Ejecutivo  Municipal  y  de  las  Entidades  Autárquicas del Municipio, como asimismo toda otra persona responsable de los tipos documentales que se mencionen en las Tablas de Retención y Destino Final, elevarán en forma conjunta al titular del Área (Secretario) o titular de la Entidad Autárquica antes del día 1° de Noviembre de cada año, el listado de los tipos documentales a su cargo, cuyo plazo de retención se encuentre vencido, indicando para cada caso la identificación numérica, la individualización del tema, fecha de archivo definitivo y el destino que corresponda.————————————————————-

 

Art. 9º.- LOS Secretarios  y  titulares  de Entes Autárquicos dispondrán en la misma fecha, la     remisión   de  copias  del  listado  al  Archivo  General, para  que  informe  sobre  su correspondencia con las previsiones contenidas en las Tablas de Retención y Destino Final, antes del 1º de Marzo del año siguiente. Conjuntamente, las remitirán a la Comisión de Evaluación, Retención y Descarte de Documentación que podrá, en el mismo plazo, sugerir fundadamente un muestreo o la conservación permanente de documentos incluidos en ellos.

Art. 10°.- ESTABLÉCESE  que  luego  de evaluados los informes y sugerencias previstos en    el Art. 9°, los Secretarios  y  titulares de Entes Autárquicos dispondrán la exhibición del listado resultante y por el término de veinte (20) días hábiles en todas las Mesas de Entradas de su dependencia, la publicación por Edictos – a través del Boletín Oficial Municipal y en la Página Web Municipal, para que toda persona que pudiere encontrarse legítimamente interesada en la devolución o desglose de piezas, respecto de un tipo documental incluido en el listado, tome conocimiento del mismo y formule sus peticiones. El plazo de exhibición comenzará a contarse, a partir de la fecha de la primera publicación y las peticiones de los interesados deberán formularse dentro del término de diez (10) días hábiles, a contar del vencimiento de aquél.——————————————————

Art. 11º.- ESTIPÚLESE que  luego  de evaluadas las peticiones de particulares, previstas en       el  Art.  10º, el  Secretario  o   titular  de   la  Entidad  Autárquica  emitirá  resolución definitiva dentro del plazo de diez (10) días, ordenando la destrucción de los documentos que no se haya dispuesto excluir del listado. Cuando las peticiones de los particulares no puedan ser resueltas dentro del término fijado, la Autoridad competente podrá disponer la exclusión del documento en cuestión del listado, al solo efecto de sustanciar el reclamo por cuerda separada.——————————————————

Art. 12°.- LOS responsables de archivos mencionados en el Art. 8º asentarán el destino final       de   los   tipos  documentales   en  los   registros  correspondientes, una   vez  firme  la Resolución que ordena su destrucción. La misma se llevará a cabo por el procedimiento que se fije, de acuerdo al Art. 13º.———————————————–

Art. 13º.- EL material documental destinado al descarte podrá:

  1. a) Ser donado en calidad de papel de rezago a Asociaciones de Bien Público.
  2. b) Ser despulpado, a través de un procedimiento de contratación, con la intervención del Oficial Mayor, que labrará Acta haciendo constar que el acto se ejecutó en cumplimiento de la Resolución respectiva, la que se incorporará como parte integrante de aquella.
  3. c) Ser triturado por la propia administración municipal o mediante un procedimiento de tercerización, pudiendo disponerse del material resultante del procedimiento, todo de conformidad con las leyes vigentes.——————————-

Art. 14º.- DISPÓNESE que  mediante la correspondiente vía administrativa, se reglamentará       el procedimiento de  donación, despulpamiento  o  trituración, citados en el Artículo anterior.———————————————————————————

Art. 15º.- DERÓGASE la Ordenanza Nº 10.413.————————————————-

Art. 16º.- COMUNÍQUESE, Publíquese, dése copia al Registro Municipal y ARCHÍVESE.—-

DADA EN SALA DE SESIONES  DEL CONCEJO DELIBERANTE DE LA CIUDAD DE CÓRDOBA, A LOS VEINTISÉIS  DÍAS DEL MES DE OCTUBRE DE DOS MIL DIECISÉIS.

y.d.